EMPRESA DE ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

Introdução

FICHA TÉCNICA
Setor da economia: Serviço.
Tipo de Negócio: Organização de festas e eventos.

APRESENTAÇÃO. O problema é a festa ? Quando o assunto for gerenciamento de congressos, convenções, seminários, simpósios, conferências, feiras, inaugurações, solenidades de posse ou qualquer outro evento que tenha como meta "dar certo sem dar trabalho" é melhor procurar uma empresa especializada neste assunto. Elas são profissionais, cuidam das atividades que antecedem ao evento até as atividades pós-evento.

MERCADO. O mercado de organização de eventos no Brasil está em ascensão, já que cada vez mais é reconhecida a importância da realização de eventos para divulgar ou fixar uma marca, estreitar relacionamento com clientes.

ESTRUTURA. A estrutura básica deve contar com um escritório apenas, já que tudo que se é usado para a organização de eventos é terceirizado.

EQUIPAMENTOS. Os equipamentos básicos são aqueles usados no escritório, tais como: computadores, fax, impressoras, linhas telefônicas e móveis e utensílios.

INVESTIMENTO. Irá variar de acordo com a estrutura do empreendimento.

PESSOAL. Conforme o direcionamento dado à empresa, o quadro das pessoas envolvidas poderá contemplar maior ou menor número de pessoas. Seguindo este princípio, o quadro poderá ser formado - em alguns casos de forma opcional e em outros de forma obrigatória - por recepcionistas bilingües ou trilingües, recepcionistas de “stand” (Modelos e Manequins), secretárias executivas, coordenador de montagem de “stand”, coordenadores de plenária, protocolo, recepção, copeiras, digitadores, fotógrafos, garçons, guias de turismo, intérpretes, assessoria de Imprensa , mestre de cerimônia , seguranças , motoristas para recepção VIP, operadores de recursos audiovisuais, etc.
Uma fartura de profissões que pode assustar, mas que em estruturas necessariamente enxutas, deverão ser exercidas por um número menor de pessoas.

FORNECEDORES. Mais do que o preço, deve-se buscar a excelência ao selecionar fornecedores, afinal, quem estará apresentando o produto final - “composto” por diversos produtos, de diversos fornecedores - ao cliente, é a empresa de promoção de eventos, responsável pelo resultado final.

SERVIÇOS. A gama de serviços a ser ofertada é muito grande, serviços esses, que são basicamente a organização de: seminários, workshops, lançamento de produtos, inauguração de fábricas, coletivas de imprensa e badalados happy hours, almoços e coquetéis para empresas, etc.
Em alguns casos de empreendimentos de maior porte, são agregados serviços de bufê, decoração, segurança, limpeza, estacionamento com manobristas, serviços de filmagem, fotografia, sonorização, iluminação, vídeo em circuito fechado de TV e até um serviço de UTI móvel. Tudo dependerá do volume de investimento disponível.

ETAPAS DO PROCESSO. Apesar de não haver uma rotina específica, é necessário contar com muita disciplina e organização. De maneira geral, as etapas básicas para a organização de um evento são: reuniões para determinar a necessidade do cliente; elaboração do projeto em si (inclusive levantamento de custos); apresentação da proposta ao cliente para discussão e ajustes da aprovação; contratação de prestadores de serviço de divulgação (mala direta, imprensa) e supervisão do trabalho dos fornecedores. Enfim se dá em três estapas:
- Antes do evento.
* Elaborar processos de patrocínio e captação de recursos;
* Assessorar na escolha da transportadora aérea oficial e dos hotéis a serem conveniados ao evento;
* Criar logotipo, peças administrativas e de divulgação do evento;
* Desenvolver estratégia de mídia, definindo veículos e cronograma de divulgação;
* Criar e/ou ampliar o “mailing” (banco de dados de clientes potenciais ou virtuais);
* Remeter / controlar / arquivar a correspondência postada e recebida;
* Desenvolver “lay-out” (arranjo físico) de auditórios, secretarias, salas VIP, imprensa, coordenação, etc;
* Elaborar planejamento para seleção, compra ou locação de materiais, serviços e equipamentos de terceiros.

- Durante o evento.
* Montar a estrutura física conforme “lay-out”;
* Controlar a instalação e operacionalização diária dos serviços contratados;
* Assessoria no desenvolvimento do cerimonial da abertura ;
* Coordenação dos serviços de secretaria executiva;
* Controle das condições físicas do ambiente;
* Acompanhamento e supervisão dos serviços de “coffe break”, limpeza e organização.

- Depois do evento.
* Apresentar relatórios e contas;
* Postar cartas de agradecimento à patrocinadores, colaboradores e fornecedores;
* Organizar arquivos de documentação geral do evento.

É importante frisar que boa parte dos serviços podem ser terceirizados (fotografia, vídeo, bufê, decoração, apresentador do cerimonial, garçons, equipe de som, recepcionista, confeccionador de souvenirs, iluminadores, etc.).

PARTICIPAÇÃO EM EVENTOS. Um bom começo é participar de feiras, congressos e seminários. Se relacionar com pessoas-chave nas áreas de marketing e relações públicas de empresas ajuda, pois são elas que, normalmente, requisitam os serviços de organização de eventos.

COMO SER MELHOR QUE OS OUTROS. Para se alcançar uma posição diferenciada no mercado a empresa deve criar mecanismos que ofereçam garantias específicas do que foi contratado pelo cliente. Com esta prática cria-se uma relação de confiança, essencial para que o trabalho seja produtivo. Pensando nisto, discriminar os serviços ofertados (e pelos quais a empresa é responsável), o compromisso com os cuidados para preservação do imóvel, dentre outras questões, através de um contrato que contemple todas estas questões, apresenta-se como uma prática aconselhável. Outras dicas interessantes: ter um “briefing” (resumo) do evento, adotar um questionário que identifique as reais necessidades do contratante e identifique eventuais falhas “pós-evento”.

POR QUE NÃO DA CERTO? Principalmente, porque o empreendedor comete pecados capitais: não planeja o passo a passo do evento, abrindo espaço para imprevistos inconcebíveis, desconhece técnicas de organização de eventos, mobiliza inadequadamente o público para o tipo de evento, divulga de forma equivocada, se entrega ao amadorismo e à improvisação, ou abre espaço para a projeção orçamentária incorreta. Estas são algumas falhas que o eliminam do mercado.

PARA ALCANÇAR O SUCESSO. No caminho para o sucesso, estão o planejamento técnico do evento, com definição de objetivos, público, estratégias, gestão econômico-financeira e resultados; profissionalismo; transparência no relacionamento com o cliente e na divulgação do evento; conhecimento das normas de cerimonial, protocolo e regras de etiqueta; gerenciamento do evento; melhorias de resultados e da relação custo/benefício; atualização e reciclagem de empreendedores e profissionais. Enfim, o importante é trabalhar com muito profissionalismo, ter experiência em diversas áreas, manter uma ampla rede de contatos selecionar bem os fornecedores e, principalmente, ter disponibilidade integral.

LEMBRETE IMPORTANTE. É importante lembrar que o sucesso de um evento depende de quem está por trás dele. Portanto, neste ramo, ser amador ou mero organizador de festinhas, está fora de questão. Não há lugar para improvisações.

Legislação Específica

Torna-se necessário tomar algumas providências, para a abertura do empreendimento, tais como:
- Registro na Junta Comercial;
- Registro na Secretária da Receita Federal;
- Registro na Secretária da Fazenda;
- Registro na Prefeitura do Município;
- Registro no INSS;(Somente quando não tem o CNPJ – Pessoa autônoma – Receita Federal)
- Registro no Sindicato Patronal.

O novo empresário deve procurar a prefeitura da cidade onde pretende montar seu empreendimento para obter informações quanto às instalações físicas da empresa (com relação a localização),e também o Alvará de Funcionamento.
Além disso, deve consultar o PROCON para adequar seus produtos às especificações do Código de Defesa do Consumidor (LEI Nº 8.078 DE 11.09.1990).

Endereços na Internet:
Site da ABRP
http://www.abrp.org.br/

Site de Empresa do Ramo
http://www.celebra.com.br

Site de Empresa do Ramo
http://www.alcantara.com.br/

BIBLIOGRAFIA
- Pesquisas Tips - Sebrae - Pequenas Empresas, Grandes Negócios - IPT - Tudo (Folha de S.Paulo) - Negócios (O Estado de S. Paulo) - Empreendedor - Exame SP - Exame - Tudo - Estado de Minas - Marketeer - Google - Wikipédia - Ministério do Trabalho e Desenvolvimento
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